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秀川私车公用平台是秀川产业互联网有限公司针对企业车辆管理难、员工私车公用费用报销难等痛点研发的一款车辆管理系统,致力于帮助企业建立“私车公用”的标准体系。提供工具版车辆管理系统免费给企业使用,注册后即可免费试用,企业如有员工私车公用费用报销的场景,也可以升级为结算版,通过秀川私车公用平台报销用车费用,操作便捷、业务合规,对企业行程管理和财务管理效能提升有显著效果。

目前秀川私车公用平台已服务超过2000家企业,其中上市公司、国央企和知名集团客户有数十家,针对不同客户的用车场景和管理需求设计定制化解决方案,让员工用车更简单,让行政管车更高效,让财务报销更省心。

大型企业员工申请用车非常频繁的,企业内部接送客户、销售人员外出洽谈客户、短途出差等场景都有用车需求。但企业车辆管理的这些痛点没有较好的解决:1、企业无法监管区分员工车辆公用和私用的情况,2、企业车辆调配效率低,员工申请用车难,行政管理压力大,3、员工加油费、路桥费等报销麻烦,无行程凭证,财务审核工作量大,4、公司无车辆资产,员工私车公用产生的相关费用入账抵扣存在风险。

秀川私车公用平台提供工具版和结算版两个版本系统供企业选择使用,工具版注册后即可免费使用,可实现企业员工用车调度、车辆实时定位、用车申请审批,生成用车行程记录凭证等功能。结算版在工具版基础上增加用车费用结算的功能,通过平台每月给员工私车公用报销用车费用,业务流、资金流等四流合一,保障业务合规,同时秀川平台给企业开具的合规凭证入账,极大提升企业财务管理效能,降低企业风险。

秀川私车公用平台针对企业用车管理需求和用车业务真实性问题推出3种里程记录方式。第1种,员工添加用车行程的起点、终点、途径点,通过百度地图绘制并计算行程轨迹和行驶里程数,企业可要求员工在行程地点打卡上报,用车结束后再提交审批给负责人审核。这种方式能够有效监管员工用车真实性,并可以依据行程凭证给员工报销相应用车费用,杜绝虚假报销的情况出现。

第2种,通过给车辆安装车载GPS实时定位车辆位置,获取员工用车的实时行驶轨迹和车辆行驶里程数。这种方式员工用车简单,行程轨迹和行驶里程数记录方便,企业监管力强,员工用车真实性强。

第3种,员工在用车前输入车辆仪表盘里程数并拍照,用车结束后再次输入车辆仪表盘里程数并拍照,通过车辆仪表盘的差值计算行程里程数。这种方式记录的行驶里程数非常精确,员工操作简单,通过用车审批能够有效监管员工用车。

客户案例展示:

某企业作为一家以节能减排、环境保护为主业的中央企业,员工遍布全国各地区,私车公用车辆高达 300 辆,主要用于销售人员外出出差、拜访客户等,用车费用作为交通补贴加到工资发放,私车公用报销费用每年达数百万元。

秀川平台给客户设计定制化解决方案:搭建钉钉内部应用+对接钉钉审批的架构,针对每个公司用车场景和用车条件的不同,选择打卡模式和仪表盘模式,用车结束后发起钉钉审批。每月初根据平台计算出行程的里程数按照 1 元/公里计算用车补贴费用,1 分钟报销所有用车费用。

合作成果:月均处理用车订单超 6000 条,每月初自动生成费用结算订单,财务 1 分钟完成全部费用报销。

在秀川平台月均发放用车费用 35 万元,较之前每月平均报销 40 万元,报销费用环比降低了12.5%。

财务人员不用再审批核查员工报销申请的票据和行程,每月初在平台查看报销费用订单,一键提交打款,1 分钟完成所有费用报销,一张发票用于企业进项抵扣,大大提升企业财务管理效能。